Purchase Order

Οι συνεργάτες της SoftOne για να καλύψουν τις ανάγκες των πελατών τους αναφορικά με το κύκλωμα της παραγγελιοδοσία στους προμηθευτές δημιούργησαν ένα module που μπορεί να ικανοποιήσει και το πιο απαιτητικό σενάριο P.O. Η ροή των εργασιών περιλαμβάνει:

1. Δημιουργία αίτησης αγοράς: Η αίτηση αυτή συντάσσεται από τον χρήστη που έχει την ανάγκη προμήθειας οποιουδήποτε υλικού ή τον προϊστάμενο του και περιέχει τον προμηθευτή, το είδος, την τιμή, την ημερομηνία παράδοσης και όποιο άλλο στοιχείο κρίνει απαραίτητο η εταιρεία.
2. Έγκριση αιτήματος αγοράς: Ποικιλία διαδικασιών και ελέγχων αιτημάτων αγορών προς έγκριση.

Απλό σενάριο: καταχώριση του αιτήματος σε λίστα προς έγκριση από τον εκάστοτε υπεύθυνο ή σειρά υπευθύνων.

Σύνθετο σενάριο: Η αίτηση πριν μετατραπεί σε εντολή αγοράς συγκρίνεται με το budget αγορών-δαπανών με σειρά κριτηρίων ελέγχου όπως η ποσότητα, η αξία, η επαναληψιμότητα, ο προμηθευτής, το αιτούμενο τμήμα ή όποιο άλλο κριτήριο ικανοποιεί τις ανάγκες της εταιρείας και ανάλογα περνά σε λίστες υπευθύνων προς έγκρισης. Οι εγκρίσεις των υπευθύνων μπορεί να είναι διαδοχικές εντός ή εκτός του SoftOne (μέσω κινητού, email…..)

3. Ολοκλήρωση των εγκρίσεων με το αίτημα να μετατρέπεται σε εντολή αγοράς ή σε παραγγελία προμηθευτή ενώ οι τιμές και οι ποσότητες επί της παραγγελίας δεν μπορούν να μεταβληθούν από τους αιτούντες της δαπάνης.
4. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την παραλαβή του υλικού και την έγκριση του υπευθύνου παραλαβής και του αιτούντος οπότε και αναλαμβάνει το λογιστήριο για τον μετασχηματισμό του παραστατικού σε τιμολόγιο και τον οικονομικό διακανονισμό του.